Comment ai-je opéré cette transformation ? Cela n’a pas été facile, et je me suis amélioré au fil des ans, mais les étapes de base sont décrites ci-dessous. Ce qu’il faut retenir, c’est que vous devez mettre en place un système et vous apprendre à le suivre. Sinon, vous ne faites que nettoyer votre bureau et il redevient désordonné.
Une grande partie de mon système actuel (par opposition aux choses que j’ai essayées en cours de route) est presque entièrement tirée de « Getting Things Done », par David Allen (via Lifehacker & 43 Folders). Un livre à lire absolument si vous ne l’avez pas encore fait.
Voici le système :
1. D’abord, prenez tout ce qui se trouve sur votre bureau et dans vos tiroirs et mettez-les en une seule grosse pile. Mettez-les dans votre « panier » (s’ils ne rentrent pas, mettez-les à côté de votre bureau ou autre). A partir de maintenant, tout ce qui entre doit aller dans votre panier, et vous traitez tout comme ci-dessous.
2. Traitez cette pile du haut vers le bas. Ne refaites jamais le tri, ne sautez jamais un seul papier, ne remettez jamais un papier dans la pile. Faites ce qui doit être fait avec ce papier, puis passez au suivant dans la pile. Les options : le mettre à la poubelle, le déléguer, le classer, le faire ou le mettre sur une liste à faire plus tard. Dans cet ordre de préférence. Faites-le s’il vous faut 2 minutes ou moins pour le faire. Si cela prend plus de temps et que vous ne pouvez pas le mettre à la poubelle, le déléguer ou le classer, mettez-le sur une liste de choses à faire (vous en saurez plus sur votre liste de choses à faire dans un autre article).
3. Répétez l’opération au moins une fois par jour pour que votre bureau reste dégagé. La fin de la journée est la meilleure, mais j’ai tendance à traiter et à ranger au fur et à mesure de la journée. Une fois que vous avez traité votre pile de documents, votre bureau est dégagé. Vous avez mis à la poubelle, classé ou mis d’une manière ou d’une autre chaque chose à sa place (pas sur le dessus de votre bureau ou dans un tiroir). Faites en sorte qu’il en soit ainsi. Vous devez suivre le système ci-dessus : mettez tout dans votre boîte de réception, puis agissez sur chaque papier de la boîte de réception en suivant l’une des étapes énumérées. Si un élément figure sur votre liste de choses à faire, vous pouvez conserver le papier qui lui est associé dans un dossier « Action ». Mais vous devez régulièrement (tous les jours ou toutes les semaines) passer en revue ce dossier pour vous assurer que tout a été éliminé.
C’est aussi simple que cela. Vous avez un numéro de téléphone sur un post-it ? Ne le laissez pas sur votre bureau. Classez-le dans votre rolodex ou votre programme de contacts. Vous avez un travail à faire plus tard ? Ne gardez pas les papiers sur votre bureau. Mettez-le sur votre liste de tâches et classez les documents dans votre dossier Action. Classez, mettez à la poubelle ou déléguez tout le reste.
Laisser des choses sur le dessus de votre bureau, c’est de la procrastination (et en tant que procrastinateur, je devrais le savoir). Si vous remettez les choses à plus tard, elles ne manqueront pas de s’accumuler sur votre bureau. Traitez-les immédiatement, prenez une décision, passez à l’action.
Ce que je viens de décrire est une bonne habitude à prendre, mais il faut du temps pour l’acquérir. Vous déraperez. Rappelez-vous-le, et faites-le. Bientôt, ce sera une habitude dont vous aurez du mal à vous défaire. Et croyez-moi, une fois que vous serez habitué à ce que votre bureau soit dégagé, vous ne voudrez plus perdre cette habitude.
