La structure est l’un des grands absents de GTD – je pense que David Allen l’a fait exprès, pour obtenir un état d’esprit plus proche de celui de l’eau, où l’on est prêt à tout. Vous êtes fluide dans vos mouvements, et vous répondez à tout ce qui se présente à vous.
Mais si c’est une bonne chose pour les gens comme David, cela peut être un peu trop chaotique pour d’autres.
D’où l’habitude 9 de Zen To Done : Créez des routines hebdomadaires et quotidiennes. Cette habitude crée la structure qui manque à GTD, donnant à votre journée et à votre semaine un sentiment plus ordonné et plus calme.
Elle peut aussi grandement simplifier votre journée de travail et votre vie personnelle, car votre journée ne sera pas trop chaotique et compliquée, vous pouvez regrouper des tâches similaires et les traiter par lots, et vous pouvez être sûr de faire les choses que vous devez vraiment faire.
Plus important encore, elle vous donne le contrôle de votre journée, au lieu de vous mettre à la merci du flux et du reflux de toutes les requêtes entrantes. Sans routine, nous n’avons aucun moyen de dire « non » aux demandes qui nous parviennent, et nous sommes à la merci de toutes les personnes qui veulent notre temps et de tous les sites web qui veulent notre attention. Ce n’est pas une bonne chose, pas si vous voulez accomplir les choses importantes.
Prenez le contrôle de votre vie. Établissez des routines et apprenez à les suivre.
Voici quelques conseils pour y parvenir:
- Tâches de travail. Dressez une liste de toutes les choses que vous voulez ou devez accomplir dans votre vie professionnelle. Il peut s’agir de choses importantes comme l’examen hebdomadaire, ou de petites choses comme de la paperasserie ou des rapports, ou de vider votre boîte de réception physique chaque jour, d’établir vos TIM au début de chaque journée, de revoir vos objectifs, de communiquer vos progrès à votre patron, de vider votre boîte de réception de courriels, d’appels téléphoniques, d’écrire, de concevoir, etc.
- Tâches personnelles. Faites la même chose avec votre vie personnelle. Il peut s’agir de choses comme l’exercice, le yoga, la méditation, l’écriture d’un journal, la lecture, la lecture de vos fils RSS, ainsi que des tâches et des courses comme le paiement des factures, l’équilibre de votre chéquier, la lessive, les routines de nettoyage, l’épicerie, les tâches pour les animaux, les choses dans la vie de vos enfants, aller à la banque, aller au bureau de poste, préparer le déjeuner de vos enfants, etc.
- Processus par lots. Examinez vos listes et trouvez des moyens de regrouper les petites tâches. Cela permet de gagner du temps et de réduire les interruptions. Par exemple, si votre liste comprend les courses, la banque, le bureau de poste et l’animalerie, regroupez-les en tant que « courses » et faites-les le même jour. Vous pouvez consacrer chaque semaine une « journée de bureau » à vos affaires personnelles et vous occuper de traiter votre courrier, de payer vos factures, d’équilibrer votre chéquier, de classer vos papiers personnels, de préparer vos affaires pour le bureau de poste, d’établir le menu de votre dîner de la semaine et de dresser une liste de courses. Pour le travail, vous pouvez traiter par lots tous les appels téléphoniques en une heure, traiter par lots les courriels en une période d’une heure, traiter par lots la paperasserie, etc.
- Liste quotidienne. Examinez maintenant vos listes et voyez celles qui doivent être faites tous les jours. Il peut s’agir du courrier électronique, des appels téléphoniques, de l’établissement de vos TIM, de l’écriture d’un journal, de l’exercice, de la lecture de flux RSS, du traitement de votre boîte de réception physique, et bien d’autres choses encore. Planifiez votre routine quotidienne. Ne planifiez pas chaque minute de votre journée, mais fixez des moments précis chaque jour pour effectuer ces tâches quotidiennes. Je suggère d’avoir une routine matinale (peut-être une routine matinale à la maison et une autre lorsque vous arrivez au travail) et une routine de fin de journée (encore une fois, pour la fin de votre journée de travail et juste avant d’aller au lit).
- Liste hebdomadaire. Les choses que vous faites une ou deux fois (ou plus) par semaine, mais pas tous les jours, devraient figurer sur votre liste hebdomadaire. Il peut s’agir de choses comme votre bilan hebdomadaire, la lessive, l’examen des objectifs (bien que cela puisse être inclus dans votre bilan hebdomadaire), le ménage, l’exercice (si vous faites de l’exercice trois fois par semaine, par exemple), les courses, les questions financières, votre journée au bureau, le jardinage, les travaux de jardinage, etc. Programmez ces activités tout au long de la semaine, en essayant de ne pas en faire trop chaque jour. Vous devriez avoir 2 ou 3 choses à faire par jour au maximum. L’idéal serait d’avoir 1 à 2 tâches par jour. Si vous avez tellement de tâches hebdomadaires qu’il vous faut 3 à 4 choses par jour, ou plus, vous devez probablement simplifier, car il sera difficile de maintenir ce programme. Regroupez certaines tâches ou éliminez les moins importantes.
- Essayer. Maintenant que vous avez établi vos routines quotidiennes et hebdomadaires, essayez-les. Pour les routines quotidiennes, essayez de vous y tenir pendant au moins une semaine. À la fin de la semaine, faites le point. S’il y a des choses qui n’ont pas fonctionné, faites des ajustements. Pour la routine hebdomadaire, essayez de vous y tenir pendant au moins deux semaines (à moins qu’elle ne fonctionne vraiment pas, auquel cas vous devriez l’ajuster au fur et à mesure). Faites des ajustements et réessayez jusqu’à ce que vous trouviez ce qui vous convient.
- S’y tenir. Il est facile d’établir des routines, mais plus difficile de s’y tenir. Mais une fois que vous avez trouvé un bon ensemble de routines qui fonctionnent pour vous, si vous pouvez vous y tenir pendant 30 jours, elles deviendront une habitude. Et vous vous sentirez beaucoup plus calme et maître de votre vie. Comment s’y prendre pour tenir 30 jours ? Faites-en un défi de 30 jours, offrez-vous des récompenses, engagez-vous en public, affichez vos habitudes sur le mur de votre maison et près de votre bureau, et n’ayez pas d’autres objectifs ou changements d’habitudes en cours pendant que vous faites cela. Si vous pouvez vraiment y consacrer votre énergie et votre concentration pendant 30 jours, cela deviendra plus automatique et nécessitera moins d’énergie.
