« Ce qui compte, ce sont les habitudes et l’action, pas le système ou les outils. »
Afin de saisir l’essentiel de la productivité et de l’organisation, tout en gardant les choses aussi simples que possible, j’ai mis au point mon propre système de productivité : Zen To Done (ZTD).
ZTD capture l’esprit essentiel du nouveau système : celui de la simplicité, de la concentration sur l’action, ici et maintenant, plutôt que sur la planification et le système.
Si vous avez eu des difficultés avec GTD, aussi génial soit-il, ZTD est peut-être fait pour vous. Il se concentre sur les changements d’habitudes nécessaires à la GTD, d’une manière plus pratique, et il se concentre sur l’action, la simplification et l’ajout d’une structure simple. Lisez la suite pour en savoir plus.
Aperçu
ZTD tente de résoudre cinq problèmes que de nombreuses personnes rencontrent avec GTD. Je dois noter que GTD n’est pas vraiment défectueux, et n’a pas vraiment besoin d’être modifié, mais chaque personne est différente, et ZTD est un moyen de le personnaliser pour mieux l’adapter à différents types de personnalité.
ZTD aborde cinq problèmes que les gens ont avec GTD:
1) GTD est une série de changements d’habitudes. C’est la principale raison pour laquelle les gens abandonnent le système GTD – il s’agit d’une série de changements d’habitudes que l’on tente d’effectuer en une seule fois. Si vous avez lu Zen Habits assez longtemps, vous savez qu’il est préférable de se concentrer sur une habitude à la fois, ce qui garantit le plus de succès. De plus, les GTDers n’appliquent pas les méthodes éprouvées de changement d’habitudes (celles dont je parle sur ce site) pour changer leurs habitudes : ZTD se concentre sur une habitude à la fois. Vous n’avez pas besoin d’essayer d’adopter tout le système en même temps – c’est accablant et il est trop difficile de se concentrer sur vos changements d’habitudes si vous en faites trop à la fois. Au lieu de cela, concentrez-vous sur une habitude à la fois et adoptez le système par étapes. Utilisez des méthodes éprouvées de changement d’habitudes (engagement, récompenses, motivation, etc.) pour adopter avec succès chaque nouvelle habitude.
2) GTD ne se concentre pas assez sur l’action. Bien qu’il s’agisse de faire les choses, ce que nous faisons la plupart du temps, c’est de faire les choses dans notre système de confiance. Le livre, tout en présentant un excellent système, se concentre davantage sur les étapes de capture et de traitement que sur l’étape de l’action proprement dite : ZTD se concentre davantage sur l’action – et sur la manière de mener à bien vos tâches, de manière simple et sans stress.
3) GTD est trop peu structuré pour de nombreuses personnes. C’est l’un des aspects les plus brillants de GTD – son manque de structure, sa prise de décision dans l’instant sur ce qu’il faut faire ensuite – mais cela peut aussi être une énorme source de confusion pour de nombreuses personnes. Certaines personnes ont besoin de plus de structure dans leur journée, et GTD peut les désorienter. Chaque personne a un style différent.
Solution : ZTD propose deux habitudes pour résoudre ce problème : l’habitude du plan, qui consiste simplement à planifier ses trois MIT pour la journée et ses Big Rocks pour la semaine, et l’habitude de la routine, qui consiste à se fixer des routines quotidiennes et hebdomadaires. Ces habitudes, comme toutes les habitudes de ZTD, sont facultatives. Si elles ne vous conviennent pas, ne les adoptez pas. Mais pour de nombreuses personnes, elles complèteront parfaitement les autres aspects de GTD.
4) GTD essaie d’en faire trop, ce qui finit par vous stresser. GTD ne fait pas de distinction entre toutes les choses qui arrivent dans votre vie, ce qui, encore une fois, fait partie de sa beauté. Mais le problème est que nous mettons tout sur nos listes et que nous finissons par être surchargés. Nous essayons de tout faire sur nos listes. Ce n’est pas vraiment un problème avec GTD, mais un problème avec la façon dont nous l’appliquons. Mais il faut s’y attaquer.
Solution : ZTD se concentre sur la simplification. Enlevez autant de choses que possible de votre assiette, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est important, et le faire bien.
5) GTD ne se concentre pas assez sur vos objectifs. GTD est délibérément un système ascendant, au niveau de la piste. Bien qu’il parle de niveaux supérieurs, il ne s’y attarde pas vraiment. En conséquence, GTD est plus axé sur l’exécution de tout ce qui se présente à vous que sur ce que vous devriez faire – les choses importantes.
Solution : ZTD, comme mentionné ci-dessus, vous demande d’identifier les grandes choses que vous voulez faire pour la semaine et pour le jour. Une autre habitude de ZTD consiste à revoir vos objectifs chaque semaine, afin de ne pas les perdre de vue tout au long de l’année. GTD contient un élément de ce type, mais ZTD l’étend.
Encore une fois, GTD est un système brillant, qui fonctionne très bien. Mais ZTD reprend certains des problèmes que les gens rencontrent en le mettant en œuvre et l’adapte à la vie réelle.
Les 10 habitudes de ZTD
Chacune de ces habitudes doit être apprise et mise en pratique une à la fois si possible, ou 2 ou 3 à la fois au maximum. Concentrez-vous sur votre changement d’habitude pendant 30 jours, puis passez à la suivante. L’ordre indiqué ci-dessous n’est qu’une suggestion – vous pouvez adopter les habitudes dans l’ordre qui vous convient le mieux, et il n’est pas nécessaire d’adopter les 10 habitudes. Expérimentez et trouvez celles qui conviennent le mieux à votre style de travail. Les habitudes 1 à 8 sont les plus essentielles, mais je vous suggère d’envisager sérieusement les habitudes 9 à 10. Je développerai chacune de ces 10 habitudes dans de futurs articles.
1. noter. Munissez-vous d’un petit carnet (ou de tout autre outil de capture qui vous convient) et notez toutes les tâches, idées, projets ou autres informations qui vous viennent à l’esprit. Il s’agit de les faire sortir de votre tête et de les coucher sur le papier, afin de ne pas les oublier. C’est la même chose que GTD. Un petit carnet ou une petite pile de fiches sont préférables (mais pas obligatoires), simplement parce qu’ils sont beaucoup plus faciles à utiliser et à transporter qu’un PDA ou un ordinateur portable. Plus les outils sont simples, mieux c’est. Lorsque vous rentrez chez vous ou au bureau, videz vos notes dans votre liste de choses à faire (une simple liste de choses à faire fera l’affaire pour l’instant – les listes contextuelles viendront plus tard dans les habitudes). Lisez la suite.
2. processus. Habitude : prenez des décisions rapides sur les choses qui se trouvent dans votre boîte de réception, ne les remettez pas à plus tard. Laisser les choses s’accumuler, c’est remettre à plus tard la prise de décision. Traitez vos boîtes de réception (courrier électronique, courrier physique, boîte vocale, carnet de notes) au moins une fois par jour, et plus souvent si nécessaire. Lorsque vous traitez votre boîte de réception, faites-le de haut en bas, en prenant une décision pour chaque élément, comme dans GTD : faites-le (si cela prend 2 minutes ou moins), mettez-le à la poubelle, déléguez-le, classez-le, ou mettez-le sur votre liste de tâches ou votre calendrier pour le faire plus tard.
3. plan. Habitude : fixez des TIM pour la semaine, le jour. Chaque semaine, dressez la liste des grands objectifs que vous souhaitez atteindre et planifiez-les en premier. Chaque jour, dressez une liste de 1 à 3 MIT (en fait, vos Big Rocks de la journée) et veillez à les accomplir. Faites vos TIM tôt dans la journée pour les éliminer et vous assurer qu’ils sont faits.
4. focus. Habitude : faire une tâche à la fois, sans distraction. Il s’agit de l’une des habitudes les plus importantes de ZTD. Vous devez choisir une tâche (de préférence l’un de vos TIM) et vous concentrer sur elle à l’exclusion de toute autre. Tout d’abord, éliminez toutes les distractions. Éteignez vos courriels, votre téléphone portable, Internet si possible (sinon, fermez simplement tous les onglets inutiles) et le désordre sur votre bureau (si vous suivez l’habitude 2, cela devrait être assez facile). Ensuite, réglez un minuteur si vous le souhaitez, ou sinon concentrez-vous sur votre tâche aussi longtemps que possible. Ne vous laissez pas distraire. Si vous êtes interrompu, notez toute demande ou tâche/information entrante sur votre bloc-notes, et reprenez votre tâche. N’essayez pas de faire plusieurs choses à la fois. Pour en savoir plus, consultez la rubrique « Comment ne pas être multitâche ».
5. systèmes de confiance simples. Habitude : tenir des listes simples, vérifier quotidiennement. Il s’agit essentiellement de la même chose que GTD, à savoir des listes contextuelles, telles que le travail, téléphone, domicile, courses, attente, etc. ZTD vous suggère de garder vos listes aussi simples que possible. Ne créez pas un système compliqué et n’essayez pas sans cesse de nouveaux outils. C’est une perte de temps, même si c’est amusant. Utilisez un simple carnet ou des fiches pour vos listes, ou utilisez le programme de liste le plus simple possible. Vous n’avez pas besoin d’un agenda, d’un PDA, d’Outlook ou d’un système compliqué de balises. Il suffit d’une liste pour chaque contexte et d’une liste de projets que vous consultez chaque jour ou chaque semaine. Lier les actions aux projets et aux contextes est une bonne chose, mais cela peut devenir trop compliqué. Restez simple et concentrez-vous sur ce que vous avez à faire dans l’immédiat, et non sur la manipulation de votre système ou de vos outils.
6. organiser. Habitude : une place pour chaque chose. Tous les messages entrants vont dans votre boîte de réception. À partir de là, elles vont sur vos listes contextuelles et dans un dossier d’action, ou dans un dossier de votre système de classement, dans votre boîte d’envoi si vous allez les déléguer, ou dans la poubelle. Mettez les choses là où elles doivent être, tout de suite, au lieu de les empiler pour les trier plus tard. Votre bureau reste ainsi dégagé et vous pouvez vous concentrer sur votre travail. Ne procrastinez pas – rangez les choses.
7. avis. Habitude : passez en revue votre système et vos objectifs chaque semaine. La revue hebdomadaire de GTD est excellente, et ZTD l’incorpore presque exactement, mais en mettant davantage l’accent sur la revue de vos objectifs chaque semaine. Cet aspect est déjà présent dans GTD, mais il n’est pas mis en évidence. Au cours de votre revue hebdomadaire, vous devriez passer en revue chacun de vos objectifs annuels, voir les progrès que vous avez réalisés au cours de la semaine écoulée et les mesures que vous allez prendre pour les faire avancer au cours de la semaine à venir. Une fois par mois, réservez un peu plus de temps pour faire un examen mensuel de vos objectifs, et chaque année, vous devriez faire un examen annuel de vos objectifs de l’année et de vos objectifs de vie.
