Lorsque vous avez de nombreuses tâches à accomplir chaque jour, vous pouvez avoir besoin de mettre au point un système efficace pour les gérer. L’établissement de priorités est un moyen de déterminer ce que vous devez accomplir en premier en fonction de son importance. Comprendre les meilleures façons de hiérarchiser vos tâches peut vous faire gagner du temps sur votre lieu de travail et prévenir l’épuisement professionnel.
Dans cet article, nous expliquons ce qu’est la hiérarchisation, comment hiérarchiser les tâches et nous donnons des exemples de compétences qui vous aideront à hiérarchiser efficacement vos tâches.
Qu’est-ce que l’établissement de priorités ?
L’établissement de priorités consiste à décider de l’ordre dans lequel les tâches doivent être accomplies en fonction de leur importance. Cette stratégie peut vous aider à organiser votre temps de manière plus efficace. Elle vous permet d’apprendre à accomplir d’abord les tâches importantes, à respecter les délais et à disposer de plus de temps pour terminer les tâches plus importantes. Les compétences en matière de hiérarchisation peuvent vous aider à accomplir plus de travail en moins de temps.
Comment hiérarchiser les tâches au travail ?
Voici les étapes à suivre pour hiérarchiser les tâches sur le lieu de travail :
- Décidez quelles sont les tâches les plus importantes
Tout d’abord, déterminez quelles sont les tâches les plus importantes de votre liste de choses à faire. Vous pouvez le faire en fonction des échéances de la semaine, des attentes des clients ou des demandes des collègues. Par exemple, vous pouvez vous concentrer sur un rapport de marketing à remettre à la fin de la journée avant de passer à d’autres tâches. - Inscrivez vos tâches dans un calendrier
Une fois que vous avez déterminé les tâches les plus importantes, inscrivez-les dans votre calendrier. Il est plus facile d’établir des priorités lorsque vous voyez votre liste de tâches chaque jour. Vous constaterez peut-être que vous vous concentrez mieux sur ces tâches quotidiennes lorsque vous avez un rappel visuel de chacune d’entre elles. Le fait de les accomplir peut également vous donner un sentiment d’accomplissement. - Fixer des limites
Une fois que vous vous êtes concentré sur vos tâches pour la journée, vous pouvez établir d’autres priorités en fixant des moments précis pour vous concentrer sur votre travail. Il se peut que certains de vos collègues vous appellent, vous envoient des courriels ou se rendent régulièrement à votre bureau pour vous parler de questions non urgentes. Il convient de leur faire savoir que vous êtes concentré sur un projet et que vous leur parlerez plus tard. Vous pouvez leur demander de ne pas vous déranger pendant la matinée, mais que vous seriez heureux de leur parler l’après-midi.
Une autre méthode pour hiérarchiser votre temps consiste à paramétrer le message d’absence de votre messagerie électronique pour indiquer aux gens à quelles heures de la journée vous répondez aux courriels. Vous constaterez peut-être que vous vous concentrez mieux et que vous accomplissez davantage de tâches lorsque vous vous fixez des heures précises pour travailler sans être interrompu.
Conseils pour gérer les priorités au travail
Voici quelques moyens de gérer les priorités sur le lieu de travail, ce qui peut faire de vous un employé plus productif :
Tenir compte des distractions
Il est normal d’avoir des distractions tout au long de la journée, que vous vous soyez concentré sur une autre tâche ou que vous répondiez à un collègue. Vous pouvez également avoir besoin de pauses au cours de la journée pour vous détendre et vous recentrer. Si vous acceptez que les distractions se produisent, il vous sera plus facile de les inclure dans votre emploi du temps. Vous pouvez même programmer vos pauses, par exemple une pause café de 10 minutes en milieu de matinée et une promenade de 15 minutes en fin d’après-midi.
Faites appel à la technologie
Grâce aux progrès technologiques, il existe de nombreux outils de productivité qui peuvent vous aider à établir des priorités et à rester concentré sur vos tâches. Le téléchargement d’une application sur votre ordinateur pour suivre le temps que vous consacrez à une tâche spécifique vous permet de voir si vous travaillez efficacement. Vous pouvez également utiliser un minuteur pour vous aider à vous concentrer sur vos tâches et à planifier vos pauses. Par exemple, vous pouvez programmer une heure de travail et prévoir une pause de cinq minutes par la suite.
Donnez la priorité à une tâche à la fois
Il peut être tentant de faire plusieurs choses à la fois pour accomplir davantage, mais il est souvent préférable de se concentrer sur une seule tâche à la fois. Cette stratégie permet de s’assurer que toute l’attention est portée sur cette tâche afin de la terminer efficacement avant de passer à l’élément suivant de votre liste. Vous aurez plus de chances de fournir un travail de qualité si vous n’êtes pas distrait par d’autres tâches.
Utilisez un outil de planification
Classez vos tâches par ordre de priorité en notant tout ce que vous devez faire au cours du mois à venir. À partir de là, déterminez ce qui doit être fait chaque jour, à la fin de chaque semaine et à la fin du mois. Vous pouvez noter tout cela sur une feuille de calcul, puis organiser les tâches dans un calendrier. Le fait de planifier vos tâches en fonction des échéances peut vous aider à rester concentré et à travailler plus efficacement.
Déléguer des tâches
Si vous pouvez assigner des tâches ou partager des responsabilités avec vos collègues, vous pouvez dresser une liste de tout ce que vous devez accomplir d’ici la fin de la semaine et déléguer des tâches spécifiques à d’autres personnes. Déterminez les tâches que les autres peuvent accomplir sans votre supervision et confiez-les à vos collègues afin que vous puissiez vous concentrer sur les questions qui requièrent votre attention immédiate. Vous pourrez ainsi donner la priorité aux tâches que vous devez terminer rapidement.
